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Vario Cloud ERP — Warenwirtschaft, FiBu und E-Commerce für deutsche KMU
Cloud-ERP mit Vario 7 oder Vario 8, nativer DATEV-Schnittstelle
und Shopify/Shopware-Integration. Mit Newmountains.IT-Implementation
in 4-12 Wochen.
Vario Partner | ☁ Cloud-native | 🔒 DSGVO + ISO 27001 | DATEV-Übergabe | n8n-Automatisierung
📋 Microsoft 365 im Überblick
Vario Software-Entwicklung AG (DE)
KMU im Handel, E-Commerce, Großhandel, Dienstleistung
ab 99 €/Monat (Core) · + 49 €/weiterer User
🚀 Setup:
4-12 Wochen mit NM-Implementation
cloud-native, DSGVO-konform, ISO 27001
FiBu-Übergabe (DATEV-Format / Buchungsdatenservice)
✅ Komplett-ERP aus einer Hand
Warenwirtschaft, Lager/WMS, CRM, DMS, Einkauf und Verkauf in einer Cloud
✅ DATEV-Übergabe ohne Doppelerfassung
FiBu-Daten + Belege per DATEV-Format / Buchungsdatenservice direkt
an den Steuerberater — spürbar weniger manueller Aufwand
✅ Cloud-native & zukunftssicher
Browserbasiert, automatische Updates, ISO 27001, DSGVO-konform
📦 Warenwirtschaft
✓ Artikel mit Varianten, Stücklisten, Sets
✓ Mehrlager-Verwaltung mit Charge/SN
✓ Bestellwesen + Lieferantenverwaltung
✓ Inventur (zyklisch + Stichtag)
💰 FiBu (Native DATEV)
✓ Offene Posten, Mahnwesen, OP-Abgleich
✓ Onlinebanking (FinTS), Lastschriften
✓ FiBu-Übergabe per DATEV-Format / Buchungsdatenservice
✓ Kontenpläne + individuelle Kontierungsregeln
👥 CRM & Vertrieb
✓ Kunden/Lieferanten-Stammdaten
✓ Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen
✓ Vertriebs-Pipeline + Forecast
🛒 E-Commerce-Anbindung (VARIO Cloud)
✓ Shopware (live), Shopify (Beta) — direkt angebunden
✓ Amazon, eBay in Vorbereitung (Roadmap)
✓ EDI über VARIO-Partner Procuros
✓ Weitere Kanäle per n8n/REST-API durch Newmountains.IT
🏭 Produktion (optionales Modul, im Rollout)
✓ Mehrstufige Stücklisten, Fertigungsaufträge, Materialbedarf
✓ Hinweis: in der VARIO Cloud aktuell in Einführung (Roadmap)
✓ Aufpreis ~199 €/Monat
🗄 DMS & Dokumente
✓ Automatische, revisionssichere Belegarchivierung (GoBD)
✓ Volltextsuche inkl. OCR
✓ Aufbewahrungsfristen
⭐ DATEV-Integration
DATEV-Übergabe ist eingebaut, kein teures Add-on:
✓ FiBu-Daten per DATEV-Format oder DATEV Buchungsdatenservice
✓ Belege strukturiert mit übergeben
✓ Steuerberater arbeitet direkt mit den Daten weiter
✓ Vorbereitende FiBu im ERP — Doppelerfassung entfällt
✓ Revisionssichere Belegablage im integrierten DMS (GoBD)
Praxis: Bei ~1.000 Belegen/Monat spart der Wegfall der
Doppelerfassung schnell 30-50 Std/Monat Buchhaltungs-Aufwand.
E-Commerce-Schnittstellen
VARIO Cloud verbindet Ihren Shop direkt — ohne Middleware:
Shop → VARIO:
✓ Neue Bestellungen automatisch
✓ Stammdaten-Synchronisation
✓ Zahlungseingänge
VARIO → Shop:
✓ Lagerbestände
✓ Preise + Aktionen
✓ Versandstatus + Tracking
Aktuell live: Shopware · Shopify (Beta)
In Vorbereitung: Amazon, eBay (Roadmap)
EDI: über VARIO-Partner Procuros (per App)
Weitere Kanäle (z. B. WooCommerce, CRM, Microsoft 365) binden
wir bei Bedarf per n8n / REST-API an.
VARIO Intelligence & Automatisierung
Vario ist eine ausgereifte ERP-Software — sie schöpft ihr Potenzial aber nur dann voll aus, wenn jemand im Haus weiß, wie Module, Schnittstellen und Workflows ineinandergreifen. Fehlt dieses Vario-Wissen, bleiben oft 30-50 % der Möglichkeiten ungenutzt (z. B. automatisierte Belegerkennung, Multi-Channel-Sync, DATEV-Tiefe).
🤖 VARIO Intelligence (KI im ERP)
✓ Kontextbezogener KI-Assistent (bei Kunden, Deals, Artikeln, Projekten)
✓ Volle Datenkontrolle — du gibst frei, welche Daten die KI sieht (keine Blackbox)
✓ Texte verbessern, zusammenfassen, übersetzen direkt im ERP
✓ Quick-Actions: Executive Summaries & Auswertungen per Klick
✓ Zentrale, versionierte Prompt-Verwaltung
✓ Modell + Parameter (Temperatur, Token-Limit) selbst steuerbar
✓ Kosten nutzungsabhängig (29 € / 1 Mio. Token), ab Plus-Plan
⚙ Automatisierung & Schnittstellen (DevOps-tauglich)
✓ REST-API: alle Frontend-Daten + Funktionen auch per API
✓ Webhooks: VARIO reagiert automatisch auf Events (z. B. neuer Auftrag)
✓ No-Code-Workflows; mit JavaScript-Scripting (ab Enterprise)
✓ VQL (VARIO Query Language) für eigene Auswertungen
✓ App-Store (Public Apps) + Private Apps (Enterprise)
So hebt Newmountains.IT das Potenzial
VARIO liefert die offene Plattform — wir verdrahten sie mit eurer Welt:
✓ n8n-Workflows über die VARIO REST-API & Webhooks:
neuer Auftrag → CRM/Teams-Benachrichtigung, Lager-Trigger, Rechnung
✓ Anbindung an Systeme, die (noch) keine native Schnittstelle haben
(z. B. WooCommerce, Microsoft 365, Telefonie, Perfex CRM)
✓ KI sinnvoll einrichten: Prompts, Quick-Actions, Datenfreigaben,
Modellwahl — statt KI „an" und hoffen
✓ Wiederkehrende Abläufe als Workflow/Script automatisieren
→ Ergebnis: VARIO wird zum Daten-Drehkreuz eurer Prozesse,
nicht zur weiteren Insel.
Zwei Wege zu Vario Cloud
Vario ist eine ausgereifte ERP-Software — sie schöpft ihr Potenzial aber nur dann voll aus, wenn jemand im Haus weiß, wie Module, Schnittstellen und Workflows ineinandergreifen. Fehlt dieses Vario-Wissen, bleiben oft 30-50 % der Möglichkeiten ungenutzt (z. B. automatisierte Belegerkennung, Multi-Channel-Sync, DATEV-Tiefe).
Sie bestellen Vario direkt
✓ Vertrag direkt mit Vario, deutsche AGB
✓ Standard-Implementation durch Vario
✓ Schnellster Weg, wenn Sie wissen, was Sie konfigurieren wollen
Wann sich das lohnt:
- Ihre IT hat schon mit Vario gearbeitet
- Standard-Konfiguration reicht aus
- Keine individuellen Schnittstellen
Komplett-Einführung mit Newmountains.IT ⭐
✓ Beratung zur richtigen Version (Vario 7/8)
✓ Vario-Lizenzen im Paket enthalten
✓ Implementation in 4-12 Wochen
✓ Individuelle Schnittstellen Shop/CRM/DATEV
✓ Datenmigration aus dem Altsystem
✓ Mitarbeiter- UND Admin-Schulung
✓ Deutscher Support unter einer Nummer
Wann sich das lohnt:
- Keine tiefe Vario-Erfahrung im Haus
- Individuelle Prozesse / mehrere Standorte
- Sie wollen einen Ansprechpartner statt 3
Core
Ideal für kleinere Teams mit standardisierten Abläufen. Alle zentralen ERP-Kernfunktionen für das Tagesgeschäft. Sofort produktiv und flexibel erweiterbar.- vollumfängliches ERP inkl. WaWi und CRM
- Finanzen & Buchhaltung
- DMS
- 1 User inklusive; weitere für je (49 €)
- bis zu 3 User insgesamt
- 1 anbindbarer Verkaufskanal
- Service-Coins flexibel zubuchbar
- Unterstützung bei der Einführung auf Zuruf
- 25 GB Speicherplatz inkl.
- App-Store & REST-API
Plus
Ideal für mittelständische Unternehmen mit steigenden Anforderungen an Automatisierung, KI-Unterstützung und einen erweiterten Funktionsumfang.- Alles aus dem Core-Plan – zusätzlich:
- Auswertungen per VQL
- Testsystem
- KI-Funktionen
- Workflow
- + 1 User inklusive; weitere für je (49 €)
- bis zu 25 User
- 5 anbindbare Verkaufskanäle
- monatl. 10 Service-Coins inkl.
- Einführung mit persönlicher Projektbegleitung
- 100 GB Speicherplatz inkl.
- App-Store & REST-API
- Optionale Features
- Logistik / WMS (199 €)
- Produktion (199 €
Plus
Leistungsstarke Apps für Web, Mobilgeräte und Desktop für eine effiziente UnternehmensführungEnthaltene Features
- Alles aus dem Plus-Plan – zusätzlich:
- Workflow mit ScriptingWorkflows mit eigener Logik auf JavaScript-Basis – für individuelle Entscheidungen, Sonderregeln und aktive Automatisierungen
- Mandantenfähigkeit
- Private Apps
- dedizierte Performance
- priorisierter Support
Optionale Features
- Logistik / WMS (199 €)
- Produktion (199 €)
Weitere Bestandteile & Plan-Details
- 1 User inklusive; weitere für je (49 €)
- keine Begrenzung der Useranzahl
- unbegrenzt viele Verkaufskanäle anbindbar
- monatl. 20 Service-Coins inkl.
- Einführung mit persönlicher Projektbegleitung
- 250 GB Speicherplatz inkl.
- App-Store & REST-API
👉 Kleines KMU (5-15 MA, Standard-Büroarbeit):
→ Business Standard (13,70 € + 5 € Service)
👉 KMU mit Security-Bedarf (10-100 MA): ⭐ MEISTGEWÄHLT
→ Business Premium (24,70 € + 5 € Service)
👉 Größeres KMU mit Compliance-Pflicht (100-300 MA):
→ M365 E3 (36,50 € + 8 € Service)
👉 Compliance + Power BI + Teams Phone (300+ MA):
→ M365 E5 (60,00 € + 8 € Service)
Implementation-Phasen
Analyse & Konzept (2 Wochen)
- Geschäftsprozesse analysieren
- Vario-Version + Module auswählen
- Festpreis-Angebot
Setup & Konfiguration (2-4 Wochen)
- Tenant einrichten
- Stammdaten migrieren
- Schnittstellen einrichten
Test & Schulung (1-3 Wochen)
- Test-System mit Echtdaten
- Mitarbeiter-Schulung (2-3 Sessions)
- Parallel-Betrieb
Go-Live & Hypercare (1-2 Wochen)
- Stichtags-Migration
- Live-Betrieb mit täglichem Support
🚀 Vario Quick-Start
- VARIO-Cloud-Einrichtung (Core/Plus)
- Stammdaten-Import (Artikel, Kunden, Lieferanten)
- Basis-Konfiguration Warenwirtschaft + CRM
- Admin-Schulung (remote)
🛠 Vario Standard-Einführung
- Komplette VARIO-Cloud-Einrichtung
- 1 Schnittstelle inklusive (z. B. DATEV-Übergabe)
- Datenmigration aus dem Altsystem
- Prozess-Setup (Belege, Workflows)
- Mitarbeiter-Schulung (mehrere Sessions)
🏗 Vario Komplett-Setup
- VARIO Cloud mit mehreren Schnittstellen (Shop, DATEV, EDI)
- Vollständige Datenmigration
- Individuelle Workflows + Automatisierung
- Mehrere Standorte / Mandanten
- Intensiv-Schulung + Go-Live-Begleitung
n8n-Schnittstelle einzeln
- ✓ Eine Echtzeit-Schnittstelle Shop ↔ VARIO
- ✓ Anbindung per REST-API / Webhooks
- ✓ Mapping (Bestellungen, Lager, Preise)
- ✓ Test + Monitoring
KI- & Automatisierungs-Setup
- Komplette VARIO-Cloud-Einrichtung
- 1 Schnittstelle inklusive (z. B. DATEV-Übergabe)
- Datenmigration aus dem Altsystem
- Prozess-Setup (Belege, Workflows)
- Mitarbeiter-Schulung (mehrere Sessions)
🛟 Laufender Service
→ Eine Rechnung. Ein Ansprechpartner. Deutsche Hotline +49 871 20 655 600
Online-Händler (12 MA, Shopware-Shop + B2B-Vertrieb)
Vorher:
- Lexware + Excel, Shop-Bestellungen manuell ins ERP getippt
- Lagerbestände im Shop oft veraltet → Überverkäufe
- 8-10 Std/Woche manuelle Übertragung Shop ↔ Buchhaltung
Lösung in 6 Wochen:
✓ VARIO Cloud (Plus-Plan) mit Warenwirtschaft, CRM, DMS
✓ Shopware-Schnittstelle: Bestellungen automatisch in VARIO
✓ Lagerbestände live zurück in den Shop (keine Überverkäufe)
✓ FiBu-Übergabe per DATEV-Format an den Steuerberater
✓ Mitarbeiter-Schulung 2x 90 Min
Ergebnis nach 6 Monaten:
✓ 8 Std/Woche eingespart = ~20.000 €/Jahr
✓ 0 Überverkäufe durch Echtzeit-Bestände
✓ Buchhaltung Tage früher fertig
✓ Skaliert mit: 2. Verkaufskanal in Stunden angebunden
4.900 € Setup + ~600 €/Monat (VARIO Cloud + Service)
Ersparnis: ~20.000 €/Jahr
ROI: ~4 Monate ✓